Au sein d’une organisation, il est impératif d’assurer un certain nombre de tâches administratives récurrentes pour formaliser son activité. Cela implique une multitude de contraintes, mais il existe des solutions, notamment pour mieux gérer les différents documents. L’utilisation de carnets et liasses autocopiants est aujourd’hui plus qu’indispensable.
Plusieurs avantages notoires
Le mode de fonctionnement d’une liasse autocopiante est plutôt ingénieux. En effet, son utilisation est une aubaine pour les salariés qui souhaitent gagner du temps. Il s’agit en fait d’un ensemble de plusieurs feuillets (4 maximum) complètement identiques (sauf la couleur) qui se superposent. Ils ont la particularité de reproduire automatiquement les textes écrits sur la première couche. Cela est possible grâce à la présence de microcapsule d’encre intégrée à chaque page. Un moyen de premier choix pour faciliter le travail dans l’entreprise, car cela permet de recopier un document en plusieurs exemplaires avec un minimum d’effort et de manière instantanée. Le gain de temps est donc considérable surtout lorsque chaque minute perdue dans ce type de tâche constitue un véritable frein pour la productivité. Une praticité évidente qui devrait rendre cet outil incontournable, que ce soit au niveau des petites ou grandes structures.
Par ailleurs, utiliser des carnets autocopiants est aussi une solution facile à mettre en place pour conserver la traçabilité d’informations essentielles. Ainsi, dans le cas d’une transaction par exemple, chaque belligérant pourra obtenir un exemplaire d’une facture. Les responsables auront l’occasion d’archiver les pièces qui ont une importante valeur et qui pourront servir plus tard. Plusieurs secteurs d’activités peuvent en profiter. Cependant, il est possible d’en citer quelques-uns qui sont particulièrement concernés. C’est notamment le cas des restaurateurs, garagistes, et commerçants en tout genre. De quoi également simplifier le suivi comptable ou les vérifications pour faire face aux litiges avec les clients ou fournisseurs.
Possibilité de personnalisation
Il faut dire que la personnalisation est nécessaire pour que ce genre de solution corresponde réellement aux besoins des professionnels. Heureusement, il est tout à fait possible de commander des liasses entièrement sur-mesure. Pour cela, il va falloir faire appel à une imprimerie spécialisée. Cette dernière propose toutes sortes de modèles, que ce soit pour des factures, des bons de commande ou encore des contrats. Les entreprises intéressées auront également un large choix parmi les formats qui peuvent aller du petit carnet au livret en A4. Le nombre de pages ou l’épaisseur des liasses peut aussi être spécifique. Les experts en la matière seront à l’écoute.En outre, les carnets autocopiants personnalisables peuvent même servir de support de promotion peu conventionnel. Pour cela, il est tout à fait possible d’y imprimer son logo. Le design général des feuilles peut même suivre la charte graphique d’une marque ou d’une organisation. Évidemment, l’implantation des mentions légales comme les coordonnées, le SIREN ou encore l’adresse est souvent automatique. Enfin, la configuration des feuilles, les intitulés, les tableaux à mettre sont aussi modulables pour correspondre aux spécificités de chaque activité. Aujourd’hui, il suffit même de commander en ligne et de se faire livrer ses liasses.