L’organisation d’un événement d’entreprise peut être épuisant lorsque l’on n’est pas accompagné. Qu’il s’agisse du lancement d’un nouveau produit, des 10 ans de votre boite ou tout simplement d’une réunion, cela demande beaucoup de temps et d’attention. Néanmoins, il n’est pas nécessaire que l’organisation d’un évènement d’entreprise soit une source de stress.
Que recherchez-vous ?
Pour trouver votre organisateur d’événements, il faut dans un premier temps savoir ce que vous souhaitez mettre en place. Définissez les objectifs et les besoins de votre événement d’entreprise. Vise-t-il à développer les ventes d’un nouveau produit ? Voulez-vous établir de bonnes relations entre vos employés ? Ou voulez-vous fêter un évènement important de l’entreprise ?
Dans un second temps, définissez les tâches que vous attendez de l’organisateur et déterminez le budget que vous êtes prêt à mettre pour que l’événement se concrétise. Les planificateurs d’événements proposent différents tarifs, en fonction des services dont vous avez besoin. Ils choisissent généralement le lieu de l’événement, trouvent des prestataires et des divertissements, proposent des options pour la nourriture et les boissons et créent les invitations.
Faites appel à un prestataire qui pourra traduire votre vision en réalité.
Comment trouver des organisateurs d’événements expérimentés ?
Les recommandations de vos proches sont souvent encore mieux que les avis que vous trouvez sur Google.
Mais assurez-vous de trouver une entreprise qui a l’expérience nécessaire dans le type d’évènement que vous souhaitez créer.
Dans quels types d’événements sont-ils spécialisés ?
Tous les organisateurs d’événements d’entreprise ne gèrent pas les mêmes types d’événements. Il est donc important de poser des questions rapidement lorsque vous contactez un prestataire.
Voici des idées de questions que vous pouvez poser :
Organisez-vous souvent des événements pour plus d’une centaine de participants ?
Êtes-vous spécialisés dans les soirées de lancement de nouveaux produits ou les conférences ?
Ces organisateurs ont-ils une liste de partenaires ?
Les planificateurs d’événements ont généralement une liste de prestataires avec lesquels ils préfèrent travailler, ce qui leur donne accès à des réductions et à des offres de qualité.
Faites tout de même attention, les organisateurs d’événements reçoivent généralement un pourcentage lorsqu’ils travaillent avec leurs partenaires et peuvent donc refuser de travailler avec des prestataires qui ne sont pas sur leur liste. Cela peut donc limiter vos choix pour la décoration, la nourriture ou encore les boissons.
Ont-ils un budget minimum requis ?
La définition du budget est un élément essentiel de l’organisation d’un événement. Le montant maximum que vous êtes prêt à dépenser pour l’événement peut ne pas être suffisant pour certains planificateurs. Il est donc essentiel d’être transparent dès le départ.
Avec quels clients ont-ils travaillé dans le passé ?
Il est intéressant de demander pour quelles entreprises le prestataire a déjà eu l’occasion de travailler auparavant. S’il a déjà travaillé pour de grandes entreprises, il est probable qu’il soit un organisateur d’événements fiable et capable d’organiser des événements réussis.
Comment choisir seul ses prestataires pour son évènement d’entreprise ?
Si vous choisissez de sélectionner vous-même les différents prestataires qui participeront à vos évènements, découvrez l’annuaire de prestataires événementiel Exky. Il répertorie sur une même plateforme des prestataires en tous genres : photographes, traiteurs, Djs, animateurs, barmans… Vous trouverez aisément, en quelques minutes, les meilleurs prestataires, présents dans toute la France, qui sauront rendre votre évènement inoubliable.